Οδηγός Διαχείρισης Ειδών

1. Πρόσβαση από το Operations Hub

Η πρόσβαση στην ενότητα ειδών γίνεται από το Κέντρο Λειτουργιών.

1

Άνοιγμα Operations Hub Μεταβαίνεις στο Κέντρο Λειτουργιών, όπου βρίσκονται οι βασικές οντότητες της αποθήκης.
2

Επιλογή ενότητας Items Επιλέγεις την κάρτα Items για να δεις τα υπάρχοντα είδη ή να δημιουργήσεις νέο.

Πρόσβαση στα Items από το Operations Hub — **Ενότητα Items στο Operations Hub**
Από εδώ ο χρήστης μεταβαίνει στο κεντρικό αρχείο ειδών και στη δημιουργία νέου προϊόντος.

2. Προβολή ειδών

Τα είδη μπορούν να εμφανίζονται είτε ως λίστα είτε ως προβολή εικόνων.

Προβολή εικόνων

Εμφανίζει οπτικά τα προϊόντα
Χρήσιμη όταν οι χρήστες αναγνωρίζουν ευκολότερα τα είδη από την εικόνα
Ιδανική για γρήγορη περιήγηση

Προβολή λίστας

Εμφανίζει οργανωμένα ονόματα, κατάσταση, ομάδα ειδών και ταυτότητα
Χρήσιμη για αναζήτηση και έλεγχο
Ιδανική για πιο διαχειριστική χρήση

Προβολή ειδών σε image view — **Image View**
Η οθόνη ειδών σε προβολή εικόνων, κατάλληλη για γρήγορη οπτική αναγνώριση προϊόντων.

Προβολή ειδών σε list view — **List View**
Η οθόνη ειδών σε προβολή λίστας, κατάλληλη για πιο συστηματικό έλεγχο και αναζήτηση.

Πρακτική συμβουλή Για καθημερινή διαχείριση μεγάλου αριθμού ειδών η list view είναι συνήθως πιο πρακτική, ενώ η image view βοηθά περισσότερο στην οπτική αναγνώριση.

3. Δημιουργία νέου είδους

Η καταχώρηση νέου item γίνεται από την ενότητα Items.

1

Προσθήκη νέου είδους Δημιουργείς νέα εγγραφή item από τη λίστα ή από το shortcut “ΝΕΟ” στο Operations Hub.
2

Συμπλήρωση βασικών στοιχείων Συμπληρώνεις κωδικό είδους, όνομα προϊόντος, ομάδα ειδών, μονάδα μέτρησης και βασικές ρυθμίσεις.
3

Συμπλήρωση απογραφής και barcodes Ορίζεις ρυθμίσεις αποθέματος, barcode, reorder στοιχεία και batch/serial ιδιότητες όπου χρειάζεται.
4

Αποθήκευση Αφού ελεγχθούν τα στοιχεία, αποθηκεύεις το είδος ώστε να είναι διαθέσιμο στις κινήσεις και στις σαρώσεις.

Νέο είδος - λεπτομέρειες — **Νέο είδος - βασικά στοιχεία**
Η κύρια καρτέλα δημιουργίας item με γενικά στοιχεία, ιδιότητες και περιγραφή.

**Νέο είδος - απογραφή και barcodes**
Η καρτέλα απογραφής με barcodes, reorder στοιχεία και ρυθμίσεις serial/batch.

Ανάλυση πεδίων - Καρτέλα «Λεπτομέρειες»

Παρακάτω αναλύονται τα πεδία που φαίνονται στα screenshots της βασικής καρτέλας item.

Βασικά στοιχεία item

Κωδικός είδους: ο μοναδικός κωδικός του προϊόντος.
Όνομα προϊόντος: η ονομασία με την οποία εμφανίζεται το είδος.
Ομάδα ειδών: η κατηγορία στην οποία ανήκει το item.
Προεπιλεγμένη μονάδα μέτρησης: η βασική μονάδα διαχείρισης του είδους.
Reference Cost: βοηθητική τιμή κόστους αναφοράς.
Περιγραφή: αναλυτική περιγραφή προϊόντος.
Εμπορικό σήμα: σχετικό πεδίο brand/trademark, αν χρησιμοποιείται.

Ιδιότητες και έλεγχοι

Απενεργοποιημένο: απενεργοποίηση του item για νέα χρήση.
Επιτρέψτε το εναλλακτικό στοιχείο: επιτρέπει χρήση ως alternate item.
Έχει παραλλαγές: δηλώνει ότι το item έχει variants.
Τιμή Αποτίμησης: βασική τιμή αποτίμησης του είδους.
Τυπική τιμή πώλησης: ενδεικτική ή σταθερή τιμή πώλησης.
Είναι πάγιο: δηλώνει αν πρόκειται για fixed asset.

Επιπλέον αριθμητικά πεδία

Ποσοστό Ανοχής Υπέρβασης Παράδοσης/Παραλαβής (%): όριο ανοχής σε σχετικές διαδικασίες.
Ποσοστό Ανοχής Υπέρβασης Τιμολόγησης (%): επιτρεπόμενη απόκλιση σε σχετικές οικονομικές ροές.

Πρακτική ερμηνεία

Ο κωδικός και το όνομα πρέπει να είναι σαφή και μοναδικά.
Η ομάδα ειδών βοηθά σε ομαδοποίηση, αναφορές και φίλτρα.
Η σωστή μονάδα μέτρησης είναι κρίσιμη για τις κινήσεις stock.
Το QR code του είδους συνδέεται πρακτικά με τον έλεγχο είδους και τις εκτυπώσεις.

Καρτέλα item - βασική προβολή — **Βασική προβολή item**
Η καρτέλα item με εικόνα, QR code, βασικά στοιχεία και κύριες ενέργειες.

Ταμπλό / Activity

Η καρτέλα “Ταμπλό” δείχνει δραστηριότητα του item με βάση τις κινήσεις stock.

1

Οπτική απεικόνιση δραστηριότητας Το heatmap δείχνει ημέρες όπου υπήρξε σχετική δραστηριότητα γύρω από το item.
2

Σύνδεση με κινήσεις stock Η πληροφορία βασίζεται στις κινήσεις αποθήκης και βοηθά στον εντοπισμό ενεργών ή ανενεργών ειδών.

Ταμπλό δραστηριότητας item — **Ταμπλό δραστηριότητας**
Η δραστηριότητα του item παρουσιάζεται με heatmap βασισμένο στις κινήσεις stock.

Πρακτική συμβουλή Το ταμπλό είναι χρήσιμο για γρήγορη εποπτεία, αλλά για πλήρη ανάλυση κινήσεων ο χρήστης θα πρέπει να ελέγχει και τις σχετικές λίστες / ledgers.

Ανάλυση πεδίων - Καρτέλα «Απογραφή»

Παρακάτω αναλύονται τα πεδία που φαίνονται στα screenshots της καρτέλας απογραφής.

Ρυθμίσεις αποθέματος

Διάρκεια Ζωής στις Ημέρες: shelf life του είδους.
Περίοδος εγγύησης (σε ημέρες): διάρκεια εγγύησης.
Προεπιλεγμένος τύπος αιτήματος υλικού: βασικός τύπος material request.
Μονάδα μέτρησης βάρους: μονάδα βάρους όπου χρησιμοποιείται.
Μέθοδος αποτίμησης: τρόπος αποτίμησης του αποθέματος.
Επιτρέψε αρνητικό απόθεμα: έλεγχος αρνητικού stock.

Barcodes

Barcode: ο γραμμωτός κώδικας του είδους.
Τύπος γραμμικού κώδικα: τύπος barcode, π.χ. CODE-39.
UOM: μονάδα μέτρησης που συνδέεται με το barcode.

Αυτόματη εκ νέου προκειμένου / reorder

Απόθεμα βάσει Αποθήκης: ρύθμιση επαναπαραγγελίας ανά αποθήκη.
Αίτηση για: αποθήκη ή προορισμός του αιτήματος.
Επίπεδο επαναπαραγγελίας: κατώφλι για reorder.
Ποσότητα επαναπαραγγελίας: προτεινόμενη ποσότητα αναπλήρωσης.
Τύπος αίτησης υλικού: ο τύπος material request που θα χρησιμοποιηθεί.

Σειριακοί αριθμοί και παρτίδες

Έχει αρ. Παρτίδας: δηλώνει αν το item παρακολουθείται με batch.
Δημιουργία αυτόματης νέας παρτίδας: δημιουργία batch αυτόματα.
Έχει ημερομηνία λήξης: παρακολούθηση expiry date.
Διατηρήστε δείγμα: ειδική επιχειρησιακή επιλογή.
Έχει σειριακό αριθμό: δηλώνει αν το item παρακολουθείται με serial no.
Σειρά σειριακών αριθμών: pattern / σειρά για serial generation.

Καρτέλα απογραφής item — **Καρτέλα Απογραφής**
Η καρτέλα απογραφής με ρυθμίσεις stock, barcodes, reorder levels και serial/batch ιδιότητες.

Σημαντικό Τα πεδία της απογραφής επηρεάζουν άμεσα τη συμπεριφορά του item στις κινήσεις stock, στις σαρώσεις και στον έλεγχο διαθεσιμότητας.

Εκτύπωση και αναφορές είδους

Το item μπορεί να εκτυπωθεί με πρότυπη αναφορά που περιλαμβάνει βασικά στοιχεία και QR code.

1

Άνοιγμα εκτύπωσης Από την καρτέλα του item, ο χρήστης μπορεί να ανοίξει την προβολή εκτύπωσης.
2

Επιλογή μορφοποίησης Επιλέγεται το κατάλληλο print format, π.χ. αναφορά item με QR.
3

PDF ή εκτύπωση Το αποτέλεσμα μπορεί να εξαχθεί σε PDF ή να τυπωθεί.

Εκτύπωση item — **Εκτυπώσιμη αναφορά item**
Ενδεικτική εκτύπωση είδους με όνομα, κωδικό, QR code και βασικά στοιχεία.

Παραμετροποίηση εκτύπωσης Η αναφορά εκτύπωσης μπορεί να τροποποιηθεί σύμφωνα με τις ανάγκες σας από τους διαχειριστές της εφαρμογής.

Εισαγωγή ειδών από Excel

Υπάρχει δυνατότητα μαζικής εισαγωγής items από αρχείο Excel, αλλά η λειτουργία είναι σκόπιμα απενεργοποιημένη για καθημερινή χρήση.

Γιατί είναι απενεργοποιημένη

Για αποφυγή λαθών σε μαζικές καταχωρήσεις
Για αποφυγή δημιουργίας λανθασμένων κωδικών ή διπλών ειδών
Για καλύτερο έλεγχο της ποιότητας των δεδομένων

Πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί

Μπορεί να ενεργοποιηθεί κατόπιν αιτήματος
Μπορεί να γίνει από διαχειριστή της εφαρμογής
Προτείνεται μόνο όταν έχει προηγηθεί έλεγχος του αρχείου

Προσοχή Η μαζική εισαγωγή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη, αλλά πρέπει να χρησιμοποιείται ελεγχόμενα. Για αυτόν τον λόγο δεν είναι διαθέσιμη ως ελεύθερη καθημερινή λειτουργία σε όλους τους χρήστες.

Χρήσιμες επισημάνσεις

Μερικοί πρακτικοί κανόνες για σωστή διαχείριση ειδών.

Να θυμάσαι

Κάθε item πρέπει να έχει σαφή και μοναδικό κωδικό
Η σωστή ομάδα ειδών και μονάδα μέτρησης είναι κρίσιμες
Τα barcodes και τα QR codes βοηθούν στη γρήγορη επιχειρησιακή χρήση
Οι ρυθμίσεις απογραφής επηρεάζουν τη συμπεριφορά του stock

Αποφυγή λαθών

Μην δημιουργείς διπλά items με παρόμοιο όνομα
Μην αφήνεις λάθος ή ασαφή UOM
Μην ενεργοποιείς batch/serial παρακολούθηση χωρίς να είναι ξεκάθαρη η ανάγκη
Μην χρησιμοποιείς ανεξέλεγκτα import από Excel

Ουσιαστικό όφελος Η σωστή καταχώρηση των items είναι η βάση για σωστές κινήσεις αποθήκης, σωστή ιχνηλασιμότητα, καθαρές αναφορές και εύκολη καθημερινή χρήση του συστήματος.